5 elementów, bez których Twoja konferencja prasowa straci

Po 80 dniach do kraju wrócili członkowie Narodowej Wyprawy na K2. Co prawda na tarczy, ponieważ nie udało się dokonać historycznego osiągnięcia w postaci zdobycia szczytu zimą, ale jak to określił kierownik wyprawy Krzysztof Wielicki – najważniejsze, że wszyscy wrócili bezpiecznie.

Zorganizowaną tuż po powrocie himalistów konferencję podsumowującą Narodową Wyprawę oglądałem przede wszystkim pod względem zawodowym. Jej przebieg był daleki od rangi wydarzenia, któremu była poświęcona.

W krótkim podsumowaniu wymieniam kilka elementów, na które należy zwrócić baczną uwagę organizując podobne wydarzenia.

1. Scenariusz

Brak scenariusza określającego między innymi czasowe ramy konferencji, kolejnych wypowiadających się, zakres ich wypowiedzi jest bardzo łatwo wyczuwalny i nie świadczy o profesjonalizmie osób organizujących spotkanie dla mediów. Nie możemy dopuścić do sytuacji, w której speaker nie wie, komu przekazać mikrofon, szukając błagalnie wzrokiem osoby, która mogłaby się wypowiedzieć.

Każde spotkanie dla mediów – od briefingu po kilkugodzinne konferencje – powinno być oparte o precyzyjny plan gry. Pamiętajmy, że każda czynność osób wypowiadających się lub po prostu zasiadających za stołem konferencyjnym nie umknie uwadze odbiorców, szczególnie gdy spotkanie transmitowane jest na żywo. Z konferencji podsumowującej Wyprawę na K2 w pamięć zapadają z pewnością członkowie wyprawy robiący zdjęcia w trakcie jej trwania.

2. Jasny plan rozmów kuluarowych 

Dobry scenariusz ramowy zostanie przedstawiony mediom na samym początku – „Szanowni Państwo, mamy dla Państwa 15 minut części oficjalnej podczas której wydarzy się to, to i to…”. A na zakończenie konferencji, by uniknąć nerwowego czekania na pytania z sali warto zaprosić do rozmów kuluarowych zaznaczając, którzy z gości i w jakim zakresie będą dostępni. Dla dziennikarzy newsowych liczy się każda minuta i z pewnością docenią takie czytelne przedstawienie planu spotkania.

3. Przygotowanie speakerów 

Im więcej osób wypowiadających się na konferencji tym trudniej, ponieważ odpowiadamy za merytoryczne i organizacyjne przygotowanie każdej z nich. Nie może dochodzić do sytuacji, w których pierwsza osoba wypowiadająca się (w tym przypadku szef komitetu organizacyjnego wyprawy) nie jest w stanie wymienić z imienia i nazwiska każdego z gości. Przedstawiciele mediów może i zrozumieją zmęczenie podróżą, ale oglądający transmisję na żywo już niekoniecznie.

4. Czytelne przedstawienie wszystkich gości 

Ten obowiązek warto wziąć na siebie występując w roli prowadzącego konferencję. Na samym początku przedstawiamy gości z imienia i nazwiska oraz z zaznaczeniem roli lub stanowiska. Obowiązuje zasada starszeństwa, stąd najpierw przedstawiamy osobę najważniejszą (np. Prezesa). Zasada ta nie obowiązuje, jeśli chcemy uhonorować gościa specjalnego. W takim przypadku możemy wymienić go w pierwszej kolejności.

5. Czytelne przedstawienie sponsorów 

Ostatni punkt, ale bynajmniej nie najmniej ważny. W przypadku takich przedsięwzięć komercyjnych jak Narodowa Wyprawa na K2 warto wymienić partnerów i sponsorów, z jasnym komunikatem, jaką część ekspedycji wspierał sponsor (jeśli taki podział występuje). Warto także, w porozumieniu przed konferencją, obecnych na spotkaniu przedstawicieli sponsora wymienić z zaznaczeniem imienia, nazwiska i stanowiska.

Cała konferencja po powrocie Narodowej Wyprawy na K2:

***

Organizujesz konferencje prasowe i potrzebujesz pomocy? Zapraszam do kontaktu.

Miłego dnia!

Waldemar Gojtowski

Reklamy

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google

Komentujesz korzystając z konta Google. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Połączenie z %s